英語でメールを書くコツ! ―件名編

英語でメールを書くコツ! ―件名編

「課題は○日までに私のアドレスへメールで提出すること!以上!」
大学に入りたての頃、ネイティブの先生から言い放たれた言葉に私は硬直しました。高校まではいわゆる「詰め込み式」の英語教育しか受けておらず、海外の友人とのやりとりはほぼスラング(若者言葉)の適当なメール。
課題の提出等の「お堅い」メールってどんな英語を使えばいいんだ?普段使っている英語じゃだめなのかな?いろんな疑問が猛スピードで頭の中を駆け巡り、今まで勉強していたことは何の役にもたたないのかもしれないとさえ思いました。(ネガティブすぎる(笑)

私がそうだったように、「英語でメールして」と言われると必要以上に身構えてしまう人は多いと思います。でも、そんなに気を張らなくて大丈夫です。
大切なのは「用件が相手に伝わる」こと。難しい単語や普段と違う言い回しは必要ありません。今回は、学校や仕事で英文メールを打つ上で、なんだかんだ一番迷う「件名」についてまとめてみました。コピペですぐ使えるものばかりなので、ぜひご活用ください。

●メールの件名は、用件を短くまとめたものにしましょう。
忙しい人は件名で重要度を判断しますし、内容がわからない件名のメールは見落とされる可能性が大きいです。私がお教えできるコツはこれだけです。以下、すぐに使える件名をまとめてみました。

1:学校での課題の提出

「Homework –class○ △△(自身の名前)」
とてもシンプルですが、一目で用件がわかります。先生は生徒からたくさんメールを受け取るので、誰からのメールかわかるよう配慮してあげてください。件名にクラスと自分の名前を入れておけば「君、提出まだでしょう!」と無駄に叱られることも省けます。

2:依頼(注文)

「Order from Japan #○○(品番、商品名)」
商品の発注をしたいときは、商品の品番やカラーはもちろん、何かカタログを見たならそれも伝えるとスムーズです。もともと取引がある場合はJapanの部分を会社名にしてもいいと思います。

3:依頼(お願い)

「Do me a favor」
ちょっとしたお願いをしたいとき、「favor」(お願い)が使えます。”I have a favor to ask you.” (お願いがあります。)という丁寧な言い回しも好印象です。

4:招待

「Invitation to our ○○ party」
パーティーや催しへの招待に使えます。送別会は「farewell party」、周年のお祝いは「○th anniversary party」、普通の飲み会であれば「drinking party」で大丈夫です。

5:御礼

「Thank you」
最も馴染みのあるフレーズです。「Thank you for dinner」にすれば(ごちそうさま)、「Thank you for your hard work」にすれば(お疲れさま)というシチュエーションに合った表現ができます。

6:急ぎ、緊急

「//URGENT// ○○(用件)」
緊急性の高い用件の場合、「urgent」を件名の前に置きましょう。「//」で囲むとより強調できます。

7:督促

「Reminder of payment」
支払いの督促、催促をするときの表現です。あまり波風を立たせたくない場合は「Gentle reminder」にして、本文にて状況の説明をするといいと思います。

8:不在連絡

「Absence information」
出張や休暇でオフィスをあける場合、自動返信メールに設定しておくと便利です。件名にいつからいつまで不在にするのか明記しておくとより丁寧になります。

9:お詫び

「Apology」
「Sorry」を使いがちですが、「Apology」を使うとよりフォーマルになります。
動詞として使う場合は「apologize」になるのでご注意。

10:挨拶

「Greeting」
年末年始や転勤、部署の異動の連絡にも使えます。Webサイト等を通して初めてコンタクトを取る場合は「Greeting from Japan/Osaka」を加えてもいいと思います。

以上、すぐに使えるフレーズを10個紹介しました。おそらくお気づきだと思いますが、私が紹介したのはすべて中学・高校で習う単語です。「なんだ、気を張って損したなあ」と肩の荷を少しでも降ろしてもらえると幸いです。「知っている単語で、うまく言い回す」をテーマにこれから発信していきますので、どうぞよろしくお願い致します。

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